Para calcular o ROI de um projeto de integração de sistemas, compare o investimento no projeto ao custo mensal de operar sem ele. Esse custo tem uma fórmula simples: horas perdidas em retrabalho manual, multiplicadas pelo salário-hora médio de quem faz esse trabalho, multiplicadas pela frequência com que ele se repete no mês. Some a isso o custo indireto do erro de dado (correções, retrabalho, decisões tomadas com número errado) e compare o total ao valor do projeto de integração, amortizado pelo tempo em que a empresa vai operar com ele. Na maioria dos casos, o retrabalho manual sozinho já paga o projeto em menos de um ano. O erro não costuma estar na integração ser cara, mas em ninguém ter feito essa conta antes de decidir.
O orçamento que o CFO aprova é só metade da conta
Todo projeto de integração de sistemas chega para aprovação com um número visível: o valor do investimento. É esse número que o CFO olha primeiro, e é natural que olhe com desconfiança. Faz parte do trabalho dele questionar gasto.
O que raramente chega junto é o outro lado da conta: quanto custa não fazer o projeto. Esse custo existe, opera todos os dias, e não aparece em nenhuma linha do orçamento porque está disperso no tempo das pessoas, não num contrato.
Marcio, o diretor de TI, sente esse custo antes de conseguir nomeá-lo. Ele sabe que o time do financeiro fecha o mês exportando planilha de um sistema para conferir com outro. Sabe que o atendimento perde minutos preciosos abrindo três telas para responder uma pergunta que deveria estar numa tela só. O que falta é transformar essa sensação em número, porque é número que convence quem aprova orçamento.
A fórmula que transforma retrabalho invisível em custo visível
O cálculo não precisa ser sofisticado para ser convincente. Ele parte de três variáveis:
Horas perdidas por semana num processo manual de conciliação, exportação ou redigitação entre sistemas. Salário-hora médio de quem realiza esse trabalho, considerando salário e encargos. Frequência com que esse processo se repete no mês.
Um exemplo: um analista pleno com salário entre R$ 6.000 e R$ 9.000 por mês custa, com encargos, algo entre R$ 45 e R$ 65 por hora de trabalho. Se esse analista dedica entre 8 e 12 horas por semana a reconciliar dados entre dois ou três sistemas que não conversam, o custo direto desse retrabalho fica entre R$ 1.500 e R$ 3.000 por mês, só para uma pessoa. Em times onde duas ou três pessoas fazem esse tipo de tarefa, e é comum que façam, o número sobe para uma faixa entre R$ 4.000 e R$ 9.000 mensais, algo entre R$ 48 mil e R$ 108 mil por ano, apenas em horas de trabalho gasto movendo dado de um lugar para outro.
Esse valor ainda não inclui o custo do erro. Um dado digitado errado numa conciliação manual não avisa que está errado. Ele só aparece quando o relatório não bate, quando o cliente reclama de uma cobrança inconsistente, ou quando uma decisão é tomada em cima de um número que já estava desatualizado no momento em que alguém olhou para ele. Esse custo é mais difícil de precificar, mas costuma pesar mais do que o custo de tempo.
Por que o instinto do CFO faz sentido, e por que a conta muda a resposta
Faz sentido o CFO olhar para um squad dedicado de integração, num investimento que costuma girar entre R$ 60 mil e R$ 120 mil por mês, e comparar com o orçamento de TI que já existe. É um número concreto, com contrato e prazo.
O que muda a decisão é colocar os dois lados da mesma régua. Um projeto de integração que resolve o retrabalho de um time de três pessoas, no exemplo acima, se paga no próprio custo evitado de retrabalho em um intervalo que costuma variar entre seis meses e um ano, dependendo do escopo. A partir daí, o que era despesa de projeto passa a ser eliminação de um custo recorrente que a empresa já pagava, só que sem contrato e sem visibilidade.
A pergunta certa para levar ao CFO não é “quanto custa integrar". É “quanto estamos pagando, todo mês, para não integrar".
Como montar essa conta para a sua empresa
O exercício funciona em qualquer operação, com os números da própria casa.
Primeiro, mapear os processos onde dado atravessa sistemas na mão de alguém. Planilha exportada, número redigitado, conferência manual de fechamento.
Depois, medir o tempo real gasto nesses processos, em horas por semana, com quem faz o trabalho no dia a dia. A estimativa costuma ser mais alta do que a percepção inicial, porque esse tempo se acumula em pequenos blocos ao longo do mês.
Em seguida, aplicar o salário-hora de quem executa a tarefa, e multiplicar pela frequência mensal. O resultado é o custo direto do retrabalho.
Por fim, somar uma estimativa conservadora do custo de erro: quantas vezes por trimestre um número errado gerou retrabalho adicional, atraso de decisão ou desconfiança num relatório.
O total, comparado ao investimento do projeto de integração amortizado pelo tempo de uso esperado, costuma revelar uma conta bem diferente da que aparece só no orçamento de TI.
Onde a Visie entra
A Visie conhece os dois lados dessa conta porque constrói os dois lados. Sabe o custo de desenvolver a integração e sabe, pelo diagnóstico que faz com clientes, o custo de operar sem ela.
No Visie Flow, com a Whirlpool, parte do valor entregue foi eliminar exatamente esse tipo de retrabalho manual entre sistemas de atendimento técnico. No ecossistema da Vero, com 1,3 milhão de usuários, a integração entre sistemas evita que times inteiros dependam de conciliação manual para saber se os dados batem.
Esse diagnóstico, de mapear onde o retrabalho vive e quanto ele custa hoje, é algo que a Visie faz antes de propor qualquer projeto. Se a sua empresa nunca fez essa conta, vale começar por aí.
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